PMS - автоматизированная система управления отелем, что это и как выбрать

PMS (Property Management System) — это программное обеспечение, используемое в гостиничном и туристическом бизнесе для автоматизации различных аспектов управления объектом. Система PMS помогает в управлении бронированиями, обслуживании клиентов, учете комнат, отслеживании доступности и тарифов, а также в обработке платежей и выставлении счетов. PMS (система управления отелями) — это главное решение для компаний в сфере размещения, которое дает возможность автоматизировать множество персональных задач. Среди главных преимуществ PMS — возможность организовать контроль за бронями и заселением гостей в режиме онлайн.

Таким образом, каждый момент загрузки номеров и статусы бронирований всегда под контролем владельцам отеля.

С помощью онлайн-версии PMS можно решить проблемы, связанные с удаленным управлением отелем. Внутренние контакты и связь с горничными также легко организовать. Версия PMS для отелей в России предоставляет множество возможностей, включая шахматку для размещения гостей, формы для получения персональных данных каждого гостя, а также отправку уведомлений и новостей по e-mail или даже по телефону.

Основные функции PMS включают:

• Управление бронированиями: Автоматизация процесса бронирования, включая онлайн-бронирование через веб-сайт отеля и интеграцию с различными бронировочными платформами.
• Управление номерным фондом: Отслеживание состояния комнат, их доступности, уборки и обслуживания.
• Клиентское обслуживание: Управление информацией о клиентах, предпочтениях, историей бронирований и обратной связи.
• Финансовый учет: Автоматизация процессов выставления счетов, обработки платежей и управления финансами.
• Отчетность и аналитика: Предоставление отчетов и аналитических данных для оптимизации операций и улучшения принятия решений.

PMS часто интегрируется с другими системами, такими как системы управления отношениями с клиентами (CRM), системы управления персоналом и бухгалтерские системы, для обеспечения эффективного и целостного управления объектом. Это помогает улучшить общее качество обслуживания и повысить уровень удовлетворенности клиентов, делая бизнес более конкурентоспособным на рынке.

Современные программные решения для управления недвижимостью объединяют различные функциональные области в единый программный комплекс. Разнообразие модулей и их спецификации могут варьироваться в зависимости от поставщика, при этом каждый модуль может иметь уникальные особенности. Некоторые разработчики предлагают эти системы как отдельные компоненты, которые можно адаптировать к уже используемым в отеле решениям. Вот основные составляющие стандартной системы PMS для отелей.

Сложно определить, какие функции ПМС более или менее важны, так как они все критически важны. Однако, вне зависимости от размера и типа объекта, системы управления должны включать в себя систему бронирования, интегрированную с веб-сайтом, и модуль для управления регистрацией гостей. Другие ключевые элементы обычно включают управление распределением каналов, управление доходами, обслуживание помещений, ведение информации о клиентах, а также инструменты для отчетности и аналитики. Для больших отелей и курортов также критически важны модули для обслуживания точек продаж (POS) и управления бэк-офисом.

В сегодняшнем гостиничном секторе основным методом продаж часто выступает онлайн-бронирование. Элемент, упрощающий процесс онлайн-бронирования, является ключевым в системе управления недвижимостью. Централизованная система бронирования (CRS) или другие бронировочные платформы могут быть включены в PMS как отдельные компоненты или реализованы как самостоятельные решения внутри отеля.

Система бронирования содержит полную информацию о наличии и бронируемых датах, передавая эти данные на рецепцию. Она должна быть синхронизирована с онлайн-системой бронирования отеля и другими каналами распределения. Большие отельные сети часто используют единую централизованную систему бронирования для всех своих объектов, в то время как небольшие независимые отели обычно используют собственные системы. Если отель или цепочка отелей уже применяет определенное бронировочное ПО, PMS должна предлагать возможность интеграции с этим программным обеспечением.

Основные функции модуля бронирования включают:

• Бронирование номеров. Проверка доступности номеров, отображение свободных номеров через различные каналы, включая сайт. Эта функция также контролирует возможные двойные бронирования и позволяет проводить групповые бронирования, а также отображает информацию о текущих и предстоящих резервациях.
• Обработка электронных платежей. Сбор и классификация онлайн-транзакций.
• Управление инвентарем и распределением номеров. Предотвращение перебронирования и двойного бронирования. В некоторых системах эта функция интегрирована в модуль управления каналами.
• Отправка подтверждений бронирования. Автоматическая отправка подтверждений бронирования клиентам. В некоторых PMS эта функция интегрирована с модулем работы рецепции.
• Бронирование мероприятий. Возможность для гостей резервировать не только проживание, но и мероприятия через систему.

Выбор системы управления гостиничным имуществом (PMS) зависит от ряда факторов, включая размер и тип гостиничного объекта. Разные PMS предлагают разные наборы функций и модулей, что делает выбор более сложным. Большинство поставщиков на рынке предоставляют системы, которые можно настроить под различные типы недвижимости. Базовые компоненты PMS могут быть дополнены специфическими модулями, необходимыми для конкретного бизнеса.

Многие гостиничные объекты уже используют свои собственные платформы бронирования или системы управления (CRS), и важно, чтобы выбранная PMS интегрировалась с ними. Выбор PMS должен быть ориентирован на требования и функциональность вашего объекта.

Для принятия обоснованного решения по выбору PMS можно использовать контрольный список оценки, представленный в руководстве по системам управления гостиничным имуществом Oracle 2021 года. Этот контрольный список поможет вам взвесить различные факторы, важные для вашего бизнеса.

При выборе PMS следует также обращать внимание на вопросы интеграции. Если у вас уже есть другие системы или вы планируете их добавить, убедитесь, что выбранная система поддерживает необходимые API и может интегрироваться с ними. В случае необходимости, вы можете рассмотреть возможность привлечения внешних технических консультантов для помощи в интеграции.

Облачные решения также стоит рассмотреть, особенно если вы хотите сэкономить на оборудовании и обслуживании. Они обычно более доступны с точки зрения стоимости и легче интегрируются с другими системами. Кроме того, облачные PMS часто обновляются автоматически и могут быть доступны через мобильные устройства, что улучшает взаимодействие между различными отделами гостиницы.

При оценке PMS также важно учитывать удобство использования. Интерфейс системы влияет на время обучения персонала, поэтому чем проще и интуитивнее интерфейс, тем легче будет внедрение.

Кастомизация PMS также имеет значение, особенно если вам нужны специфические настройки. Поддержка клиентов и техническая поддержка играют важную роль, поэтому обратите внимание на отзывы других клиентов и обсудите условия поддержки с поставщиком.

Когда рассматриваете PMS, оцените рентабельность инвестиций и затраты, включая время, которое вы сэкономите благодаря автоматизации, изменения в распределении и доходах, а также стоимость интеграции и обслуживания системы.

На рынке существует множество вариантов PMS, и их кастомизация может сделать их подходящими для разных типов гостиничных объектов. Важно выбирать систему, которая соответствует вашим потребностям и требованиям, и учитывать различные факторы, чтобы сделать правильный выбор.

Bnovo PMS — одна из наиболее востребованных систем управления гостиничными объектами на российском рынке. Эта инновационная платформа объединяет в себе функционал менеджера каналов бронирования, инструменты управленческого контроля и генерацию финансовых отчетов.

Bnovo предоставляет широкий набор возможностей, включая доступ к облачному сервису и мобильному приложению. С его помощью администраторы могут легко отслеживать онлайн-бронирования как на собственных веб-сайтах, так и на внешних платформах, а также через отдел продаж, все это удобно управляется из одного удобного интерфейса.

Кроме того, Bnovo предоставляет возможность формирования подробных финансовых отчетов для руководителей, а также управление маркетинговыми активностями и настройку тарифов. Сервис легко интегрируется с системами CRM, онлайн-кассами и бухгалтерским программным обеспечением, обеспечивая полную автоматизацию бизнес-процессов.

Стоимость Bnovo PMS зависит от числа номеров в гостинице, что делает его гибким и адаптивным решением для различных типов гостиничных объектов.

Maestro PMS — это впечатляющая система управления множеством объектов с более чем двадцатью выдающимися модулями, которые могут быть интегрированы в единый удобный интерфейс. Следует отметить, что данная система предлагает открытое API, что позволяет интегрировать ее с более чем 800 сторонними приложениями, а также поддерживает интеграцию с GDS/OTA. Maestro PMS ориентирована на обеспечение выдающегося обслуживания гостей как для сетевых гостиниц, так и для независимых отелей, курортов и объектов аренды для отдыха.

Приложение Maestro PMS доступно как для операционной системы Windows, так и для веб-браузера, что обеспечивает максимальную гибкость при выборе платформы. Кроме того, для удобства гостей и персонала отеля доступны мобильные приложения.

Ключевые функциональные модули Maestro:

• Работа стойки регистрации и CRM: Этот модуль объединяет функции бронирования, уборки номеров, управления спа-салоном, организации мероприятий, продаж и управления отношениями с гостями в единой среде, что существенно упрощает оперативные процессы.
• Продажи и кейтеринг: Этот компонент позволяет управлять группами и мероприятиями, обеспечивая возможность работы с несколькими комнатами и управления гостями, что сделает процесс продаж и управления событиями более эффективным и удобным.
• Управление доходами: Maestro PMS обладает модулем интеллектуального анализа данных и бизнес-аналитики, что позволяет создавать бюджеты, прогнозировать, вести маркетинг и генерировать отчеты для эффективного управления доходами.
• Спа и развлечения: Система предоставляет несколько модулей для эффективного управления курортами, включая «Управление спа-центром» и «Управление мероприятиями и объектами», что позволяет гостям легко планировать разнообразные услуги.
• Управление впечатлениями гостей: Модуль Maestro Guest Experience Management (GuestXMS) ориентирован на сбор отзывов гостей и активное взаимодействие с ними, предлагая различные средства связи и опросы для сбора информации о впечатлениях гостей.

Maestro также предоставляет множество других модулей, включая управление несколькими объектами недвижимости, домашнее хозяйство, порядок выполнения работ, лояльность гостей, систему онлайн-бронирования и многое другое, делая его комплексным решением для гостиничной индустрии.

Инновационная онлайн-платформа предназначена для эффективного управления разнообразными гостиничными объектами, включая гостиницы, хостелы, отели, загородные дома и квартиры. С ее помощью пользователи могут создавать индивидуальные веб-сайты с использованием готовых шаблонов конструктора и настраивать их под свои потребности.

Главные функции этой платформы включают в себя:

• Booking Engine: Модуль для управления номерами, тарифами и процессом оплаты. Отельный менеджер получает полный доступ к данным о бронированиях, а гости могут видеть доступные комнаты и выбирать подходящие варианты.
• Order Management: Удобный способ управления платежами, предоставляющий два варианта оплаты — списание средств с банковской карты клиента или оплата по специальной ссылке.
• Channel Manager: Идеальный инструмент для управления несколькими каналами продаж в одном личном кабинете. Пользователям доступны отчеты о бронированиях, что позволяет выбирать наиболее эффективные каналы продаж.
• WebPMS: Облачный модуль управления, обеспечивающий доступ к системе из любого места с доступом к интернету. Управление номерами и данными осуществляется с помощью интуитивного интерфейса.

Тарифы платформы разделены по типам объектов:

• Для отелей, стандартный тариф включает «Модуль бронирования» и «Менеджер каналов» с дополнительными инструментами, доступными за отдельную плату. Стоимость составляет 2400 рублей в месяц.
• Для апартаментов и хостелов, тариф включает «Конструктор сайтов», «Менеджер каналов» и «Модуль бронирования» по цене 3200 рублей в месяц.
• Для загородных объектов, стоимость составляет 2400 рублей в месяц и включает «Модуль бронирования» и «Менеджер каналов».
• Для детских лагерей и санаториев, доступны «Модуль бронирования» и «Менеджер каналов» по стоимости 2400 рублей в месяц.

Цены указаны при оплате за год с 20% скидкой, и они могут изменяться в зависимости от подключенных дополнительных модулей. Например, подключение «Модуля бронирования» обойдется в 1000 рублей в месяц плюс 4% от суммы бронирований гостей, а WebPMS доступен за 1600 рублей в месяц при 20% годовой скидке.

Сервис также предлагает тестовый период, подробности которого можно узнать после отправки заявки. Среди преимуществ данной платформы стоит выделить более 300 интеграций с площадками бронирования номеров, наличие приложений для iOS и Android, многофункциональность с встроенными и готовыми к работе модулями, возможность создания собственного сайта и удобный личный кабинет. Однако, некоторые пользователи считают, что цены на продукты этой платформы слишком высоки.

Инновационный сервис, предназначенный для эффективного управления хостелами, гостиницами, отелями и пансионатами, предлагает автоматизацию множества рутинных операций, таких как бронирование номеров, регистрация/выселение гостей, обработка платежей и возвратов по бронированиям, а также проведение массовых рассылок.

Основные функции этой инновационной системы включают:

• Аналитическую отчетность о загруженности номеров и количестве заказов, обеспечивая детальное понимание текущей ситуации.
• Удобный контроль за номерами, требующими уборки, что способствует эффективной организации обслуживания.
• Гибкую настройку уровней доступа для сотрудников, обеспечивая безопасность данных и ресурсов.
• Настраиваемую тарификацию на номера и дополнительные услуги, что позволяет гибко управлять ценовой политикой.
• Постоянную и оперативную поддержку пользователей для решения любых вопросов и помощи в работе с системой.

Система предлагает различные тарифные планы:

• Standard. Стоимость тарифа составляет 100 рублей за номер при ежемесячной оплате.
• Premium. Стоимость тарифа — 85 рублей в месяц за номер при оплате сразу за три месяца.
• Premium+. Стоимость тарифа — 75 рублей в месяц за номер при оплате сразу за полгода.

Следует отметить, что доступен тестовый период продолжительностью 30 дней с неограниченным функционалом, что позволяет пользователям оценить все преимущества системы перед окончательным решением. Среди преимуществ данной системы следует выделить:

• Стабильную работу системы, обеспечивающую надежность и непрерывность операций.
• Быстрый запуск в работу, что позволяет моментально воспользоваться всеми функциями.
• Скидки при оплате сразу за несколько месяцев, обеспечивая экономию средств.
• Удобный и интуитивно понятный интерфейс, который упрощает взаимодействие с системой.
• Регулярные обновления программного обеспечения, обеспечивающие актуальность и совершенство функционала.
• Простой мониторинг заполненности номеров, что помогает оптимизировать бизнес.
• Возможность формирования и ведения клиентской базы данных, что способствует лучшему взаимодействию с гостями.

Protel PMS представляет собой передовое решение, которое идеально подходит как для управления сетью гостиничных объектов крупных сетей, так и для независимых отелей. Эта система вплотную интегрирована с более чем 1000 партнерами, что делает ее универсальным и гибким решением для различных гостиничных предприятий. Одним из важных аспектов Protel PMS является его строгое соблюдение Общих правил защиты данных (GDPR), что обеспечивает высокий уровень безопасности информации. Также стоит отметить партнерство Protel с Amazon AWS, что делает его продукт надежным, масштабируемым и высоко защищенным

Помимо стандартных функций системы управления гостиницей, Protel PMS предоставляет ряд дополнительных возможностей:

• Биллинг и выставление счетов: Этот модуль позволяет управлять финансовыми аспектами гостиничного бизнеса, включая биллинг и выставление счетов для гостей и корпоративных клиентов.
• Уборка номеров: Простое и эффективное управление процессом уборки номеров, обеспечивая высокий стандарт уборки и обслуживания гостей.
• Отчетность и аналитика: Protel PMS предоставляет обширные возможности отчетности и анализа данных, что позволяет отелям принимать обоснованные стратегические решения.
• Сканер удостоверений личности и паспорта: Этот функционал обеспечивает безопасность регистрации гостей и позволяет эффективно управлять личными данными.
• Обслуживание: Продвинутое обслуживание гостей и поддержка клиентов, что способствует улучшению опыта гостей и повышению уровня обслуживания.

Protel PMS также предлагает дополнительный модуль управления событиями, который помогает в организации конференций, встреч и других мероприятий. Этот модуль обеспечивает полный контроль над групповыми бронированиями, бронированием оборудования, конференц-залов и другими важными аспектами организации событий.

Платформа для автоматизации управления гостиничными предприятиями, апартаментами, хостелами и санаториями. Её работа основана на модульном принципе, что позволяет гибко настраивать функциональность под конкретные потребности. Интеграция с множеством популярных площадок для бронирования обеспечивает широкий доступ к клиентам и помогает увеличить объем продаж, а также повысить уровень обслуживания гостей.

В рамках этой платформы доступны три основных продукта:

• Cloud — Облачная система с удобным интерфейсом, предоставляющая возможность совершать как посуточное, так и почасовое бронирование номеров. Система автоматически обновляет информацию о тарифах и доступности номеров. Кроме того, при выборе гостя, система автоматически загружает его историю и учитывает скидочные карты.
• Pro — Десктопная система, предназначенная для крупных гостиничных комплексов и сетей отелей. Она включает в себя более сотни интеграций и модулей, обеспечивает высокую отказоустойчивость и позволяет пользователю постепенно расширять функциональность по индивидуальному запросу.
• Lite — Продукт, адаптированный для небольших гостиниц с до 35 номерами. Он предоставляет основные функции для полноценного управления гостиницей, а при необходимости его функциональность можно расширить до полного набора возможностей.

Тарифы для использования платформы разнообразны:

• Cloud — начиная с 1100 рублей в месяц.
• Lite — доступен за 45 000 рублей.
• Pro — индивидуальный расчет в зависимости от потребностей.

Для знакомства с функционалом платформы предоставляется бесплатный доступ на 14 дней. Преимущества данной платформы включают:

• Профессиональное обучение персонала использованию системы.
• Круглосуточную техническую поддержку.
• Высокий уровень надежности и безопасности данных.
• Эффективную скорость работы.

Среди недостатков можно отметить отсутствие полной информации о тарификации на сайте, что требует отправки запроса для получения итоговой стоимости.

Платформа предназначена для оптимизации работы в гостиницах, пансионатах и домах отдыха. Эффективно внедряется как в независимых отелях, так и в сетевых гостиничных комплексах, предлагая выгодные решения для автоматизации и внедрения программного обеспечения. Её модульная структура охватывает несколько ключевых сфер функционирования гостиницы, что позволяет заменить несколько должностей, включая менеджера по бронированию номеров, координатора мероприятий, портье и супервайзера.

Основные функции этой платформы включают:

• Ведение учета загруженности номеров, что позволяет оптимизировать распределение гостей по разным категориям.
• Планирование и координация мероприятий и конференций в гостинице.
• Гибкая настройка тарифов в зависимости от сезонности или времени суток.
• Регистрация иностранных гостей с учетом законодательных требований.
• Мониторинг обслуживания номеров и контроль качества предоставляемых услуг.
• Прием оплаты в различных валютах, что удобно для международных гостей.
• Генерация отчетов и проведение аудита для более эффективного управления гостиницей.

Система предоставляет разнообразные тарифные планы, включая следующие:

• 1С:Предприятие 8.Сервер МИНИ на 5 подключений – 15 900 руб.
• 1С: Предприятие 8.Отель Комплект 5 пользователей (электронная поставка) – 169 руб.
• 1С: Предприятие 8.Лицензия на сервер – 55 400 руб.

На официальном сайте платформы доступно около двадцати готовых решений с различной тарификацией. Согласно калькулятору, стоимость лицензии для 1 пользователя приблизительно составляет 80 900 руб. Преимущества данной платформы включают:

• Возможность интеграции с 1С:Бухгалтерия, что облегчает учет финансов.
• Гибкость настроек для адаптации под различные виды бизнеса с помощью модулей.
• Удобный и интуитивно понятный интерфейс.
• Поддержка и обучение персонала в работе с системой.

Среди недостатков можно отметить отсутствие информации о сроке пробного периода на официальном сайте, что требует запроса для получения этой информации. Некоторые пользователи также отмечают дороговизну услуги.

eZee Technosys предоставляет превосходное облачное программное обеспечение eZee Absolute, которое заслужило признание в индустрии гостиничного бизнеса. Эта система управления недвижимостью (PMS) разработана для удовлетворения потребностей как независимых отелей, так и сетей гостиниц, предоставляя широкий спектр интегрированных компонентов для эффективного выполнения различных операций. eZee Absolute интегрируется с более чем 500 сторонними продуктами и предоставляет собственное приложение для управления недвижимостью, которое стоит в распоряжении сотрудников и менеджеров отелей.

Ключевые функции eZee Absolute:

• Рецепция и самообслуживание: Модуль фронт-офиса обеспечивает эффективное распределение номеров (автоматически и вручную), создание настраиваемых регистрационных карточек и управление обслуживающим персоналом. Он также включает функцию POS для обработки дополнительных платежей. Гостям предоставляется портал самообслуживания, который ускоряет процесс регистрации, позволяет отправлять запросы прямо с их смартфонов и получать онлайн-квитанции.
• CRM и управление репутацией: Система CRM, встроенная в PMS, автоматически отправляет электронные письма до прибытия, во время пребывания и после отъезда гостей. Кроме того, eZee Technosys предлагает инновационную систему управления онлайн-репутацией, основанную на анализе настроений, которая собирает отзывы гостей из различных источников, включая OTA, TripAdvisor и другие туристические веб-сайты, обеспечивая оперативные отклики на них.
• Модули для различных типов недвижимости: eZee Absolute позволяет настраивать систему под конкретные типы недвижимости, такие как курорты, объекты аренды на время отпуска, сети гостиниц, обслуживаемые апартаменты и многое другое. Например, модуль для курортов предоставляет функцию «Оплата в отеле», предоставляя гостям ссылку для онлайн-оплаты любой суммы, что обеспечивает удобство для клиентов.

eZee Absolute продолжает быть выдающимся решением для управления недвижимостью в гостиничной индустрии и предоставляет широкий набор инструментов для повышения эффективности операций и улучшения обслуживания гостей.